Política de Uso Empresarial
Cómo se usan los asientos de una organización, qué pasa cuando alguien deja la empresa, y bajo qué reglas se administra la licencia. Un solo documento para todos los planes de equipo.
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Esta Política complementa los Términos y condiciones y la Política de privacidad, y se aplica a toda organización que use ExCeAcademy con un plan de equipo. Regula el uso de los asientos, cuentas y recursos asignados a la organización, y las reglas bajo las cuales se administra su licencia.
El plan Individual no está alcanzado: no tiene administrador de organización.
1. A quién obliga y cómo se acepta
1.1. Esta Política la acepta la persona que ingresa como administrador de la organización dentro de la plataforma, mediante aceptación electrónica.
1.2. Quien acepta esta Política declara y garantiza que cuenta con facultades suficientes para obligar a la organización que representa, sea por su cargo, por poder o por la autorización que le fue conferida internamente.
1.3. La aceptación de un solo administrador obliga a la organización en su totalidad: a la empresa, a todo el personal que habilite en la plataforma —alumnos, docentes, auditores y otros administradores— y a quien lo reemplace en el cargo. No es necesario que cada administrador adicional vuelva a aceptarla.
1.4. Si la persona que acepta no contaba en los hechos con las facultades declaradas en el punto 1.2, esa circunstancia es interna a la organización y no es oponible a ExCeAcademy: frente a ExCeAcademy, la aceptación surte efecto igual.
1.5. ExCeAcademy conserva registro de quién aceptó esta Política, en representación de qué organización, en qué versión exacta, cuándo y desde qué dirección IP. La organización puede consultar y descargar ese registro desde su propio panel de administración.
2. Asientos y cuentas: una persona, un asiento
2.1. Cada plan incluye una cantidad determinada de asientos por categoría —alumno, docente, administrador y, cuando corresponda, auditor—. Los límites contratados constan en la licencia vigente de la organización.
2.2. Cada asiento se asigna a una persona física identificada, de forma personal e intransferible. Una cuenta no puede ser compartida entre dos o más personas, ni de forma simultánea ni sucesiva.
2.3. Queda expresamente prohibido reasignar o rotar un mismo asiento entre distintas personas con el fin de capacitar a más gente de la que el plan contratado permite. El caso típico: dar de baja a quien ya terminó su capacitación para dar de alta a otra persona en su lugar, de forma sistemática, eludiendo el límite de asientos contratado.
2.4. Distinto es el reemplazo legítimo de personal: cuando una persona deja la organización, su asiento queda disponible para quien la reemplace en el puesto, conforme al procedimiento de la cláusula 3.
3. Pausa, baja y cuarentena del asiento
La plataforma distingue tres estados de una persona dentro de una organización, y el administrador elige cuál aplicar.
| Estado | Qué significa | Qué pasa con el asiento |
|---|---|---|
| Activa | Cursa con normalidad | Ocupado |
| Pausada | Conserva su cuenta, su historial y sus credenciales, pero no accede a los contenidos | Ocupado. Reactivarla es inmediato y no requiere un asiento nuevo |
| De baja | Dejó la organización | Entra en cuarentena y se libera al vencer el plazo de la cláusula 3.2 |
3.1. La pausa es el estado previsto para ausencias, licencias y suspensiones temporarias. No libera el asiento y es reversible en cualquier momento.
3.2. La baja inicia una cuarentena de veinte (20) días corridos, contados desde el momento en que el administrador registra la baja. Durante la cuarentena el asiento permanece ocupado y no puede asignarse a otra persona. Vencido el plazo, el asiento se libera automáticamente y queda disponible.
3.3. La cuarentena existe para distinguir un reemplazo real de una rotación sistemática. Un reemplazo de personal tolera veinte días de espera; una rotación diseñada para eludir el límite de asientos, no.
3.4. Tope de reciclaje. Dentro de un período de doce (12) meses corridos, la cantidad de asientos que una organización puede liberar y volver a asignar no puede superar el treinta por ciento (30 %) de los asientos contratados. Alcanzado ese tope, las bajas siguen registrándose pero los asientos liberados no vuelven a estar disponibles hasta el período siguiente, salvo que la organización amplíe su plan.
3.5. La organización puede consultar en su panel, en cualquier momento, cuántos asientos tiene ocupados, cuántos están en cuarentena y cuánto le queda del tope de reciclaje del período. Ninguno de estos límites opera por sorpresa.
3.6. Ante circunstancias justificadas —una reestructuración, una fusión, una reducción de personal— la organización puede solicitar por escrito una excepción al tope de la cláusula 3.4. ExCeAcademy la evalúa de buena fe y responde dentro de los cinco días hábiles.
3.7. ExCeAcademy puede suspender o dar de baja cuentas que, a su criterio razonable y con aviso previo cuando sea posible, evidencien un patrón de alta y baja incompatible con el uso normal de una organización del tamaño y la actividad declarados.
4. Prohibición de compartir con terceros ajenos a la organización
4.1. Los accesos, contenidos, certificados y credenciales de la Plataforma son para uso exclusivo del personal de la organización titular de la licencia. Queda prohibido:
- compartir usuarios, contraseñas o enlaces de acceso con personas ajenas a la organización;
- revender, sublicenciar o ceder el uso de la Plataforma a terceros;
- descargar o extraer contenido de forma masiva para distribuirlo fuera de la Plataforma;
- usar los cursos o materiales de ExCeAcademy para armar una capacitación propia que se ofrezca a otros.
4.2. Cuando la organización tiene dominios de correo autorizados configurados, el alta de nuevas cuentas queda restringida a esos dominios, como control técnico adicional de este punto.
5. Integridad de los certificados
5.1. El certificado se emite con los datos reales de la persona que completó la actividad. Está prohibido cargar nombres falsos, alterar datos de identidad o manipular de cualquier forma el sistema con el fin de generar certificados adicionales, duplicados, o a nombre de personas que no completaron efectivamente la capacitación.
5.2. ExCeAcademy puede revocar cualquier certificado emitido en violación de este punto, con constancia del motivo, sin perjuicio de las demás medidas que correspondan conforme a la cláusula 8.
5.3. El único dato que ExCeAcademy exige para identificar a un participante y emitir su credencial es nombre y apellido; el resto de los datos de perfil son opcionales, conforme a la política de privacidad. Esto no exime a la organización de cargar datos reales en los campos que sí complete.
6. Vigencia, avisos y período de gracia
6.1. La licencia de la organización tiene la vigencia pactada en su contrato. Antes del vencimiento, ExCeAcademy envía avisos automáticos al contacto administrativo de la organización, a los noventa, sesenta, quince y tres días.
6.2. Vencida la licencia sin renovación, se aplica el período de gracia que corresponda al plan contratado, durante el cual el acceso puede mantenerse con funcionalidad reducida. Vencido ese período sin renovación, ExCeAcademy puede suspender el acceso conforme a la cláusula 7.
6.3. Es responsabilidad de la organización mantener actualizado el contacto que recibe estos avisos.
7. Suspensión del servicio
7.1. ExCeAcademy puede suspender, total o parcialmente, el acceso de una organización cuando:
- venza su licencia sin renovarse, agotado el período de gracia de la cláusula 6.2;
- se supere el límite de asientos contratado sin la ampliación correspondiente;
- se detecte alguna de las prácticas prohibidas en las cláusulas 2, 4 o 5;
- exista una falta de pago conforme a las condiciones comerciales pactadas;
- se detecte un uso que ponga en riesgo la seguridad de la Plataforma o de otras organizaciones.
7.2. Cuando la causa sea subsanable —un pago pendiente, un exceso de asientos— ExCeAcademy avisa y otorga un plazo razonable para regularizar antes de suspender. Esa concesión no aplica a los casos de rotación de cuentas, uso compartido con terceros, reventa o manipulación de certificados, donde la suspensión puede ser inmediata dado el riesgo que esas prácticas representan.
7.3. La suspensión no implica la pérdida de los datos de la organización, que se rigen por los plazos de devolución y supresión de la política de retención y del contrato de encargado de tratamiento.
8. Consecuencias del incumplimiento
8.1. Sin perjuicio de la suspensión de la cláusula 7, el incumplimiento grave o reiterado de esta Política —en particular la rotación de cuentas, el uso compartido con terceros ajenos a la organización, la reventa del servicio o la manipulación de certificados— habilita a ExCeAcademy a resolver el Contrato de Servicios por causa imputable a la organización, sin obligación de reembolso de lo ya abonado.
8.2. Lo dispuesto en esta cláusula no reemplaza ni limita lo previsto en los Términos y condiciones generales ni en el Contrato de Servicios respecto de otras causales de terminación.
9. Relación con otros documentos
Esta Política se suma a los Términos y condiciones y a la Política de privacidad, que siguen aplicando en todo lo que no esté aquí específicamente regulado. No sustituye ni modifica el Contrato de encargado de tratamiento, que rige la protección de datos personales.
10. Cambios
ExCeAcademy puede actualizar esta Política. Cada versión se conserva íntegra y consultable. Cuando el cambio sea sustancial, se solicitará nueva aceptación al administrador de la organización, y hasta que la preste seguirá rigiendo la versión que aceptó.